CGV

CONDITIONS GÉNÉRALES DE PRESTATIONS IT-ROOM

ARTICLE 1 : DEFINITIONS

Les termes commençant par une majuscule dans les Conditions Générales de Prestations sont définis
ci-dessous :
Conditions Générales : désigne le présent document dont l’objet est de régir, à compter de sa signature,
l’ensemble des Contrats et relations contractuelles entre les Parties.
Conditions Particulières ou Bon de Commande : désigne le document signé par le Client et qui est établi à
l’occasion d’une nouvelle Prestation. Les conditions particulières précisent les éléments suivants : Intitulé des
Prestations (Régie / Projet Forfaitaire / Projet à engagement de moyen / TMA / Infogérance) – Durée de la
Prestation – Périmètre de prestations – Modalités financières Convention de service (SLA) – Modalités de livraison
Prestations : désigne les Prestations de services fournies par IT ROOM et décrites dans les Conditions
Particulières ou les Bons de Commandes. Les Prestations peuvent être de type régie, projet forfaitaire, projet à
engagement de moyen, TMA, infogérance.
Tiers : Personne physique ou morale autre que les Parties.

ARTICLE 2 : OBJET

Le présent document définit les Conditions générales de Prestations d’IT ROOM.
Les Parties conviennent expressément qu’une Prestation ne pourra démarrer avant acceptation des présentes
Conditions Générales de prestations et la signature de Conditions Particulières ou d’un Bon de Commande.

ARTICLE 3 : COLLABORATION ENTRE LES PARTIES

Il est rappelé que les Prestations de services en informatique nécessitent une collaboration active entre le Client
et IT ROOM.
En conséquence, les Parties s’engagent à se tenir mutuellement informées et à communiquer spontanément tous
évènements, informations, documents ou méthodes qui seraient utiles à la bonne exécution des Prestations.
Le succès de la collaboration entre les Parties dépend également de facteurs indépendants de IT ROOM tels que
l’organisation du Client, de sa gouvernance, de ses méthodes de travail, de la qualification de son personnel.

ARTICLE 4 : DOCUMENTS CONTRACTUELS

Les Conditions Générales remplacent tous les accords antérieurs, oraux ou écrits, entre les Parties relatifs au
même objet et constituent l’intégralité de l’accord entre les Parties.
Les Conditions Générales ne pourront être modifiées que par voie d’avenant signé par les représentants habilités
des Parties.

ARTICLE 5 : OBLIGATIONS DES PARTIES

5.1 Obligations de IT ROOM

5.1.1 Modalités d’exécution des Prestations

IT ROOM s’engage à fournir ses Prestations, dans les conditions déterminées d’un commun accord entre les
Parties avec toute la diligence et les soins nécessaires, de façon professionnelle et dans les délais convenus, qu’elles soient conformes aux règles de l’art et aux normes généralement suivies pour des services similaires et ce sous réserves du respect par le Client de ses propres obligations et notamment du paiement des Prestations
dans les délais convenus.
IT ROOM s’engage à apporter au Client son conseil et son expertise dans le cadre de l’exécution des fournitures
et Prestations, et à prévenir en temps utile le Client de tout événement existant ou prévisible, interne à IT ROOM
de nature à compromettre l’exécution des obligations mises à sa charge au titre des présentes Conditions
Générales et à collaborer étroitement avec le Client pour rechercher toutes améliorations liées aux Prestations
qui lui sont confiées.
A cet effet, IT ROOM assure le Client qu’elle dispose des moyens en technique et en personnel afin d’assurer les
Prestations qui seront décrites et qu’elle les conservera jusqu’au terme du présent Contrat.

5.1.2 Obligations relatives au personnel

IT ROOM s’engage à ce que les personnes chargées d’assurer les Prestations possèdent la compétence et
l’expérience nécessaires à la bonne exécution des Prestations et obligations.
IT ROOM atteste sur l’honneur qu’elle est en possession au jour de la signature des présentes et qu’elle sera tout
au long des Prestations en possession pour chacun de ses préposés et pendant toute la durée des relations
contractuelles, de toutes les autorisations et attestations prévues au regard de la réglementation française afin de
n’employer pour l’exécution des Prestations que des salariés employés régulièrement en particulier au regard des
articles L 1221-10, L 1221-12 et L 1221-13 du Code du travail.
Lorsque l’exécution de la Prestation s’effectue dans les locaux du Client, le personnel d’IT ROOM est soumis aux
règles d’hygiène et de sécurité du règlement intérieur du Client.
En aucun cas, la responsabilité du Client ne pourra être retenue pour tout accident provenant du non-respect
desdites consignes.
Le personnel d’IT ROOM intervenant dans l’exécution des Prestations restera sous sa totale subordination et
responsabilité, quelle que soit la durée des Prestations. IT ROOM désignera un interlocuteur unique chargé de
faire l’interface entre son personnel intervenant et le Client. Cet interlocuteur, nécessairement investi du pouvoir
et de l’autorité suffisante pour coordonner les équipes, recueillera toutes les observations éventuelles émises par
le Client.
Le Client sera responsable de la gestion, de la direction, du contrôle, de la supervision et de la rémunération de
son propre personnel.

5.1.3 Obligations réglementaires

Pendant toute la durée des Prestations, IT ROOM garantit la régularité de sa situation et de celle de ses
éventuels fournisseurs à l’occasion de l’exécution des Contrats, au regard de toutes les obligations légales à sa
charge à l’égard des administrations sociales et fiscales.
A ce titre, IT ROOM certifie notamment avoir procédé aux immatriculations légales et aux déclarations sociales et
fiscales obligatoires, auprès des organismes compétents, notamment, de sécurité sociale et de l’administration
fiscale, et garantit également que ses éventuels fournisseurs remplissent ces mêmes obligations.
IT ROOM déclare se conformer à toute législation ou réglementation applicable en matière de lutte contre le
travail dissimulé.
Plus généralement, IT ROOM garantit le respect des normes et réglementations en vigueur.

5.2 Obligations du Client

Le Client s’engage à collaborer de bonne foi avec IT ROOM et à l’aviser de toute difficulté de quelque nature que
ce soit qui pourrait ralentir ou gêner la réalisation des Prestations.
Elle s’engage à fournir toutes informations utiles à leur réalisation et à mettre à disposition un chef de projet,
interlocuteur référent stable de façon à permettre un dialogue constructif entre les Parties.
Le Client s’engage à respecter les conditions normales d’utilisation des logiciels, telles que décrites dans la
Documentation fournie au fur et à mesure de son élaboration et dans les spécifications fonctionnelles et
techniques convenues avec IT ROOM et à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer les formations
et transferts de compétences.
Le Client devra laisser pénétrer dans ses locaux toute personne mandatée par IT ROOM pour exécuter les
Prestations, pour autant que cela soit nécessaire à la réalisation de ses obligations. Le Client s’engage à appliquer les instructions données par IT ROOM.

ARTICLE 6 : FACTURATION

6.1 Prix

Les conditions financières sont précisées dans les Conditions Particulières ou dans le Bon de commande.

6.2 Conditions de facturation

Les Prestations réalisées sont facturées comme suit :
● Dans le cas d’une mission de type régie (délégation de personnel) : facturation en fin de mois en
fonction du consommé
● dans le cas d’un projet à engagement de moyens : facturation en fin de mois en fonction du consommé
● dans le cas d’une TMA : facturation annuelle ou trimestrielle en début de période de TMA
● dans le cas d’infogérance : facturation annuelle en début de période de TMA
● dans le cas d’un projet à engagement forfaitaires : facturation suivant l’échéancier suivant :
○ 30% à la commande
○ 30% à la moitié du projet
○ 30% à l’entrée en recette
○ 10% à la mise en production (ou fin de garantie)

6.3 Modalités de règlement

Le règlement des factures se fait par virement ou chèque à l’ordre IT ROOM dans un délai maximum de 30 jours
nets, à compter de la date de réception de la facture.

ARTICLE 7 : LIVRAISON

Les modalités de livraison sont précisées dans les Conditions Particulières.

ARTICLE 8 : SOUS-TRAITANCE

IT ROOM ne pourra sous-traiter l’exécution d’une partie de ses obligations à un ou plusieurs sous-traitants de son
choix qu’après accord écrit du Client, hormis l’hébergement et dont les conditions d’hébergement seront
applicables au Client notamment en termes de description des services, de champ d’application et de
responsabilité, IT ROOM ne pouvant se voir à ce titre opposer une responsabilité plus grande que celle que lui
oppose l’hébergeur.
En tout état de cause, IT ROOM demeure responsable vis-à-vis du Client de l’exécution de l’ensemble de ses
obligations contractuelles et du respect de ses dernières par ses sous-traitants.
Par ailleurs, le sous-traitant IT ROOM devra présenter les mêmes garanties, notamment de responsabilité civile,
vis-à-vis du Client que celles présentées par IT ROOM.

ARTICLE 9 : ASSURANCE

Chacune des Parties certifie qu’elle est titulaire d’une police d’assurance en cours de validité couvrant sa
responsabilité civile et les dommages subis par les biens qui lui appartiennent.
IT ROOM garantit avoir souscrit une police d’assurance couvrant notamment sa responsabilité civile pour
l’ensemble des Prestations visées au présent Contrat, auprès d’une compagnie d’assurance notoirement
solvable.
A cet égard, IT ROOM s’engage à communiquer à la demande du Client, au jour de la signature du présent
Contrat et sur demande du Client au cours de son exécution, une attestation d’assurance correspondante, émise
par son assureur.

ARTICLE 10 : RESPONSABILITE

Les Parties sont responsables de la parfaite exécution des obligations leur incombant en vertu du présent Contrat
et s’engagent en conséquence, à réparer tout préjudice résultant directement de toute inexécution ou mauvaise
exécution de leurs obligations contractuelles.
IT ROOM est responsable des conséquences résultant directement de ses fautes, erreurs ou omissions.
Les besoins non exprimés par le Client dans les Spécifications sont exclus du champ de la responsabilité de IT
ROOM hormis ceux qui résultent directement de la nature des Prestations et des règles de l’art.
IT ROOM est tenue d’un devoir de conseil à l’égard du Client. Dans ce cadre, elle doit l’informer si elle estime que
les besoins nouveaux exprimés ne sont pas raisonnablement envisageables compte tenu des contraintes du
projet ou qu’elles ne sont pas en cohérence avec le projet ou avec d’autres besoins ou spécifications déjà
exprimés.
Sauf dispositions contraires du présent Contrat, IT ROOM ne pourra être tenue pour responsable d’aucun
préjudice indirect. De convention expresse entre les Parties, est considéré comme préjudice indirect le préjudice
tel que défini par les juridictions françaises.
La réparation du préjudice ne pourra excéder le montant correspondant au prix de la Prestation associée à une
Conditions Particulières.

ARTICLE 11 : PROPRIETE INTELLECTUELLE

En contre partie du règlement de la ou des factures, IT ROOM cède au Client de façon exclusive pour le monde
entier et pour la durée des droits d’auteur l’ensemble des droits de propriété intellectuelle :
● De l’ensemble des développements déjà réalisés à la signature des présentes et listés à l’annexe 1
● De l’ensemble des développements qui viendront à être réalisés dans le cadre du présent contrat,
ci-après désignés « les éléments cédés », au fur et à mesure de leur réalisation, en contrepartie du
complet paiement des Prestations correspondantes.
Ainsi, les Parties conviennent que le Client sera seul propriétaire des éléments cédés, en version objet et version
source, et de la Documentation y afférente.
Il est précisé que les droits cédés comprennent :
● Le droit de reproduction : à savoir le droit de reproduire ou faire reproduire tout ou partie des éléments
cédés ainsi que toutes adaptations telles que mentionnées ci-après sur tous supports et ce sans limitation de
nombre,
● Le droit d’adaptation : à savoir le droit d’adapter ou de faire adapter tout ou partie des éléments cédés
, le droit de corriger, faire évoluer, réaliser de nouvelles versions ou des œuvres dérivées, de maintenir,
décompiler, mixer, modifier, assembler, transcrire, arranger, numériser, porter sur toute configuration, interfacer
avec tous logiciels, bases de données, produits informatiques, utiliser les algorithmes à toute fin, les transcrire en
tout ou partie, sous toute forme, modifiée, amputée, condensée, étendue, d’en intégrer tout ou partie vers ou
dans des œuvres existantes ou à venir, et ce, sous tous supports. Il est entendu que les droits de propriété
attachés aux œuvres dérivées pouvant être réalisées dans ce cadre appartiendront exclusivement à Le Client,
● Le droit de représentation : à savoir le droit de diffuser ou faire diffuser tout ou partie des éléments
cédés ainsi que toutes adaptations telles que ci-avant mentionnées, de quelque manière que ce soit, par tous
procédés quels qu’ils soient, connus ou inconnus à ce jour, et notamment par tous réseaux de
télécommunication, actuels ou futurs, tels que l’Internet, l’Intranet, par tous moyens de télédiffusion ainsi que la
radiodiffusion par tous moyens de télécommunication, y compris la transmission par voie hertzienne, par câble ou
par satellite, et ce, sur tous supports en tous formats et sans limitation de nombre,
Le présent article survivra à la cessation des Conditions Générales, pour quelque cause que ce soit.
Le prix de la cession des droits de propriété intellectuelle est inclus dans le prix des Prestations payées par le
Client.
En outre, IT ROOM garantit le Client contre tout recours, toute réclamation ou toute action fondée sur un droit de
propriété intellectuelle portant sur les logiciels, créations etc. fournis ou utilisés dans le cadre du présent Contrat.
IT ROOM sera pleinement et seul responsable des revendications de tiers concernant ces éléments de droit de propriété intellectuelle.

ARTICLE 12 : GARANTIE

IT ROOM garantit au Client la conformité des applications aux spécifications validées par les Parties pendant une
durée de deux (2) mois.
A l’issue de la période de garantie, les applications entrent automatiquement dans le périmètre applicatif pour y
recevoir l’ensemble des services associés de maintenance.
IT ROOM garantit au Client la jouissance paisible du droit d’utilisation concédé dans le cadre du présent Contrat.
Elle garantit notamment le Client contre toute revendication de tiers, toute action en justice sur le fondement de la
contrefaçon, de la concurrence déloyale ou du parasitisme et plus généralement contre tout trouble affectant la
jouissance des droits cédés.

ARTICLE 13 : CONFIDENTIALITE

Chaque Partie s’engage à garder strictement confidentielles, à n’utiliser que dans le cadre du projet décrit dans le
présent Contrat et à restituer à l’autre Partie sur simple demande de sa part en cas de fin ou résiliation du
présent Contrat, les informations de nature confidentielle dont elle pourrait avoir connaissance.
Sont notamment réputées confidentielles les informations nominatives et qualitatives sur la clientèle de chaque
Partie, les informations financières (marges, volumes …), technique, commerciale ou autre concernant l’autre
Partie dont elle aurait pu avoir connaissance à l’occasion de l’exécution du présent Contrat, les informations non
publiques sur les produits financiers et les informations spécifiques sur le savoir-faire de chaque Partie, sous
réserve des informations requises obligatoirement par une autorité administrative ou judiciaire ou dans le cadre
d’une demande des commissaires aux comptes.
Les Parties seront liées par les présentes obligations de confidentialité aussi longtemps que les informations ne
seront pas rendues publiques par la Partie concernée par ces informations.
Les Parties garantissent le respect des obligations figurant au présent article par l’ensemble de leur personnel,
leurs mandataires et toute autre personne dont elles sont responsables.
Cette obligation continuera de s’appliquer après l’expiration ou la dénonciation du présent Contrat-Cadre et ce
pour une durée de trois (3) ans.
Cet engagement de confidentialité n’est toutefois pas applicable aux faits, études, informations et/ou décisions
tombés dans le domaine public.

ARTICLE 14 : ABSENCE DE TRANSMISSION

Le présent Contrat a été conclu intuitu personae. En conséquence, aucune des Parties ne pourra transférer ou
céder, en tout ou partie, les droits et obligations résultant des présentes, sous quelque forme que ce soit et à
quelque personne que ce soit, en ce compris, les sociétés faisant partie du même groupe, sans l’accord exprès,
préalable et écrit de l’autre Partie.

ARTICLE 15 : RESILIATION

En dehors des cas visés par la loi, IT-Room se réservera la faculté de résilier le contrat pour les cas suivants :
● Absence caractérisée du client aux instances de pilotage du projet
● Non paiement de facture après une relance restée infructueuse plus de 15 jours

ARTICLE 16 : RENONCIATION

Le fait par l’une des Parties de ne pas se prévaloir d’un manquement de l’autre Partie à l’une quelconque de ses
obligations visées dans les présentes, ne saurait être interprété pour l’avenir comme une renonciation à
l’obligation en cause.

ARTICLE 17 : FORCE MAJEURE

Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable vis-à-vis de l’autre si l’exécution de la Prestation est
retardée ou empêchée en raison d’un cas de force majeure ou de causes extérieures.
La Force Majeure s’entend telle que définie par la jurisprudence des tribunaux français.
La Cause Extérieure est constituée de tout événement extérieur à la Partie affectée, qui la place dans
l’impossibilité totale d’exécuter tout ou partie de ses obligations au titre des Conditions Générales dans le respect
des conditions convenues.
A ce titre, les Parties conviennent que les conflits sociaux, le mauvais fonctionnement ou l’interruption du réseau
électrique ou la défaillance des opérateurs de télécommunications seront considérées comme des Causes
Extérieures au sens du présent article.
La Partie affectée par un cas de Force Majeure ou une Cause Extérieure en informe immédiatement l’autre Partie
par le moyen qu’elle juge approprié, confirmé par lettre recommandée avec accusé de réception en justifiant des
circonstances exceptionnelles qui rendent impossible l’exécution de ses obligations contractuelles et en
produisant toutes justifications utiles.
En toute hypothèse, la Partie affectée par le cas de Force Majeure ou la Cause Extérieure devra faire ses
meilleurs efforts pour en limiter la durée et les conséquences.
Dans le cas où la Force Majeure ou la Cause Extérieure se prolongerait plus d’un mois, l’une ou l’autre des
Parties pourrait résilier les Conditions Générales par lettre recommandée avec accusé de réception, sauf accord
exprès contraire entre les Parties.

ARTICLE 18 : NON SOLLICITATION DU PERSONNEL

Chacune des Parties renonce à débaucher ou à faire travailler même indirectement, sans un accord écrit
préalable de l’autre Partie, à faire des offres d’engagement à un collaborateur de l’autre Partie ayant travaillé au
titre du présent Contrat.
Cet engagement reste en vigueur une (1) année après la fin des éventuelles Prestations et/ou la résiliation des
Conditions Générales.
Dans le cas où l’une des Parties ne respecte pas cet engagement, elle s’engage à dédommager l’autre Partie en
lui versant une indemnité égale aux appointements bruts que le collaborateur recruté aura perçus pendant les
douze (12) mois précédant son départ.

ARTICLE 19 : SUIVI

Les Parties désigneront des interlocuteurs de part et d’autre, chargés de suivre la bonne application des
présentes Conditions Générales.

ARTICLE 20 : NULLITÉ

Si l’une quelconque des dispositions du présent Contrat était annulée, en tout ou partie, la validité des
dispositions restantes des Conditions Générales n’en serait pas affectée. Dans ce cas, les Parties devront, si
possible, remplacer la disposition annulée par une disposition valable correspondant à l’esprit et à l’objet des
Conditions Générales.

ARTICLE 21 : LOI APPLICABLE – REGLEMENT DES LITIGES

Le présent Contrat, y compris ses annexes est soumis au droit français et interprété conformément à celui-ci.
Les Parties s’efforceront de résoudre à l’amiable, dans un délai de deux (2) mois, tout différend relatif à
l’exécution ou à l’interprétation des Conditions Générales.
A défaut d’accord dans ledit délai, le Tribunal de Commerce de Lille Métropole sera seul compétent, même en
cas de référé, de pluralité de parties ou d’appels en garantie.

ARTICLE 22 : DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Chacune des Parties s’engage à se conformer à l’ensemble des lois et réglementations applicables relatives à la
protection des données à caractère personnel et notamment au Règlement Européen sur les Données à
Caractère Personnel n°2016/679 (le « RGPD ») et à la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 telle que
modifiée et leurs modifications ultérieures.
Le Client demeure le responsable du traitement des données à caractère personnel qu’il pourrait être amené à
utiliser, traiter ou communiquer dans le cadre de l’utilisation des Prestations.
IT ROOM agira exclusivement en qualité de sous-traitant au sens du RGPD et sur instructions documentées du
Client telles que figurant dans les Conditions Générales.
Dans le cas où IT ROOM devrait transférer les données à caractère personnel incluses dans les Données Client
à des sous-traitants, IT ROOM devra obtenir l’accord préalable écrit du Client. Dans le cas où le transfert a lieu
avec des sous-traitants situés dans des pays ne présentant pas un niveau de protection adéquat selon la
Commission européenne, les Parties s’engagent à signer un accord de transfert de données conforme au
modèle édité par la Commission Européenne ou tout autre instrument juridique validé par la Commission
Européenne pour encadrer ledit transfert de données à caractère personnel.
IT ROOM s’engage notamment à :
● Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à
respecter la confidentialité desdites données ;
● Tenant compte de la nature du traitement et des informations à la disposition IT ROOM, (i) coopérer
raisonnablement avec le Client afin de lui permettre de répondre aux demandes d’accès, de rectification
et de suppression de leurs données à caractère personnel incluses dans les Données Client, faites par
une personne concernée, et (ii) aider raisonnablement le Client, sur demande du Client, à garantir le
respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD ;
● Notifier au Client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais ;
● Prendre et à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de sécurité et ce, afin de
protéger les Données Client contre les destructions ou pertes accidentelles, altérations, ou divulgations
ou accès non autorisés ;
● Permettre au Client d’auditer la conformité IT ROOM aux obligations prévues dans le présent Article en
lui fournissant, sur demande, l’ensemble des informations nécessaires raisonnablement disponibles pour
démontrer le respect des obligations prévues au présent Article ;