Toute l’équipe de notre agence web ITRoom continue de s’inscrire dans notre démarche RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) avec une nouvelle action en faveur d’une sobriété numérique.
Notre approche « 1 mois, 1 action » vise à encourager l’équipe à adopter de bonnes pratiques en matière de sobriété numérique.
Et parce qu’il est plus facile d’avancer un pas après l’autre, nous avons choisi de cibler une thématique par mois.
Mai : Focus sur la gestion des mails
Nos deux dernières actions concernaient surtout les équipes de développement puisqu’elles portaient sur l’éco-conception en matière de développement web.
Ce mois-ci, nous avons décidé de revenir à une action qui concerne l’ensemble de l’entreprise, avec les bonnes pratiques à adopter pour gérer ses mails en tenant compte de leur impact numérique.
Voici un aperçu des bonnes pratiques mises en place que nous vous partageons :
📉Réduire le nombre de mails et de destinataires :
Nous recevons tous un nombre considérable de mails chaque jour, mais sommes-nous un destinataire approprié à chaque fois ?
Plaçons-nous du côté de l’expéditeur, comment gérons-nous l’envoi de nos propres mails ?
Voici une check-list pour permettre de réduire le nombre de mails :
☑️ Assurez-vous que l’envoi est vraiment utile
☑️ Utilisez des listes de diffusion avec parcimonie
☑️ N’utilisez la fonction « Répondre à tous » que lorsque cela est nécessaire de partager votre réponse à tous.
☑️ Par contre, privilégiez les réponses groupées si vous recevez plusieurs e-mails sur le même sujet.
☑️ Favorisez les alternatives à l’e-mail lorsque c’est possible, comme les messageries instantanées.
📝 Rédiger un e-mail sobre et limiter les pièces jointes
Nous n’en avons pas forcément conscience, mais le contenu même de nos mails a un impact. Aussi, il convient d’optimiser leurs contenus :
☑️ Utilisez des mots-clés pertinents dans les objets d’e-mail pour une compréhension rapide du contenu et de l’urgence.
☑️ Préférez les e-mails au format texte, plus rapides à charger que les e-mails avec des images et des mises en page complexes. Et pour les accros aux émojis, rassurez-vous, les émojis sont en format texte 😃)
☑️ Utilisez des signatures d’e-mail concises, ne contenant pas d’images volumineuses.
☑️ Préférez les liens et les plateformes de partage (ex : Google Drive)
☑️ À défaut, compressez les pièces jointes.
☑️ Ou utilisez un site de dépôt temporaire (ex : WeTransfer).
🗑️Optimiser la gestion de sa boîte mails :
Si nous devons limiter les envois de mails, nous devons aussi gérer la réception des mails.
Combien de mails dans l’ensemble de votre messagerie ? Un grand nombre, très certainement, comme la plupart d’entre nous si nous n’avons pas adopté les bons réflexes.
Il n’est pas facile de changer ses habitudes, mais voici des petits conseils pour y parvenir :
☑️ Supprimez les e-mails inutiles. Cela paraît évident, pourtant nous avons tendance à les garder.
☑️ Archivez uniquement les e-mails qui sont importants.
☑️ Utilisez des filtres de tri pour déplacer automatiquement les emails vers un dossier spécifique. Vous pouvez filtrer par expéditeur, destinataire, mots-clés dans le sujet, etc.
☑️ Désabonnez-vous des newsletters que vous ne souhaitez plus recevoir ainsi que des mailing-lists, plutôt que de les supprimer à chaque fois sans les lire.
☑️ Luttez contre les spams.
Les mails font partie de nos outils professionnels indispensables, mais en intégrant toutes ces bonnes pratiques, les membres de l’équipe limitent leur impact numérique.
Toutes nos actions depuis ce début d’année doivent s’inscrire dans la durée, mais nous sommes motivés et pour le moment, nous gardons le Cap !
Si vous aussi, vous souhaitez contribuer à une sobriété numérique, restez informés pour découvrir nos prochaines actions. Nous avons encore pleins de bonnes idées à vous partager.
À bientôt pour la suite de notre aventure verte !
