L’équipe de notre agence web ITRoom poursuit son engagement dans notre démarche RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) avec une nouvelle initiative visant à promouvoir une sobriété numérique.
Notre programme « 1 mois, 1 action » encourage notre équipe à adopter de bonnes pratiques en matière de sobriété numérique.
Pour faciliter cette transition, nous nous concentrons sur une thématique spécifique chaque mois.
Juin : Focus sur la gestion des fichiers
En mai, nous avons mis l’accent sur la gestion des mails pour toute l’entreprise. Ce mois-ci, nous nous concentrons sur la gestion des fichiers. Adopter de bonnes pratiques en matière de gestion des fichiers est essentiel pour optimiser l’espace de stockage, améliorer l’efficacité et contribuer à la sobriété numérique.
Voici un aperçu des bonnes pratiques mises en place que nous vous partageons :
🗂️Organiser et hiérarchiser les fichiers
Tri et suppression régulière
Pour maintenir un espace de travail propre et éviter l’encombrement numérique, il est important de supprimer régulièrement les fichiers obsolètes ou inutiles. Planifiez des sessions de tri mensuelles ou trimestrielles pour passer en revue les fichiers stockés et éliminer ceux qui ne sont plus nécessaires. Cela permet non seulement de libérer de l’espace de stockage, mais aussi de rendre la recherche de documents plus rapide et efficace.
☑️Planifiez des sessions de tri régulières (mensuelles ou trimestrielles).
☑️ Identifiez et supprimez les fichiers obsolètes ou inutiles.
☑️ Classez les fichiers restants dans des dossiers appropriés.
☑️ Utilisez des outils de recherche pour trouver les fichiers en double et les supprimer.
Structure de dossiers efficace
Créez une structure dossiers claire et logique pour faciliter l’organisation et l’accès à vos fichiers. Utilisez des noms de dossiers explicites et organisez-les par projet, par département ou par type de document. Par exemple, vous pouvez avoir des dossiers pour chaque client ou projet, avec des sous-dossiers pour les différents types de documents (rapports, factures, présentations, etc.). Adoptez des conventions de nommage uniformes pour tous les fichiers, ce qui évitera les doublons et simplifiera la recherche.
☑️ Créez des dossiers principaux par projet, client ou type de document.
☑️ Utilisez des noms de dossiers explicites et descriptifs.
☑️ Adoptez des conventions de nommage uniformes pour tous les fichiers.
☑️ Revoyez régulièrement la structure pour l’adapter aux besoins changeants.
🗜️ Réduire la taille des fichiers
Compression des fichiers
Avant de télécharger ou de partager des fichiers volumineux, pensez à les compresser en utilisant des formats comme ZIP ou RAR. Cela permet de réduire la taille des fichiers, d’économiser de l’espace de stockage et de diminuer le temps de transfert. La compression est particulièrement utile pour les documents, les images et les vidéos.
Formats légers
Utilisez des formats de fichiers plus légers lorsque vous créez ou convertissez des documents. Par exemple, les PDF sont idéaux pour les rapports ou les présentations car ils sont généralement plus compacts que les formats non compressés. Évitez de stocker des images ou des vidéos dans des formats non compressés pour réduire l’espace de stockage nécessaire.
☁️ Stocker intelligemment
Cloud avec modération
Le stockage cloud est une solution pratique, mais il est important de l’utiliser avec modération. Désactivez les transferts automatiques de données non essentielles et configurez vos applications pour qu’elles ne synchronisent que les fichiers nécessaires. Cela vous aidera à économiser de l’espace de stockage et à réduire la consommation de bande passante.
☑️ Désactivez les transferts automatiques de fichiers non essentiels.
☑️ Configurez vos applications pour synchroniser uniquement les fichiers nécessaires.
☑️ Utilisez le cloud pour les fichiers actifs et les projets en cours.
☑️ Déplacez les fichiers anciens ou peu utilisés vers des archives locales ou externes.
🔗 Partager et collaborer
Partage de liens plutôt que de fichiers
Pour réduire le nombre de duplicatas et simplifier la gestion des versions, utilisez des liens de partage pour donner accès à des documents plutôt que d’envoyer des copies par email. Cela permet aux destinataires de consulter ou de télécharger les fichiers directement à partir de votre espace de stockage cloud, ce qui facilite la collaboration.
Utilisation d’outils collaboratifs
Les outils collaboratifs comme Google Drive, Microsoft OneDrive, Slack ou Teams permettent de travailler simultanément sur des documents, réduisant ainsi le besoin d’échanger des multiples versions par email. Ces plateformes offrent des fonctionnalités de partage de fichiers, de commentaire et de modification en temps réel, ce qui améliore l’efficacité et la productivité.
📦 Archiver et sauvegarder
Archivage intelligent
Pour les documents anciens ou peu utilisés, adoptez une stratégie d’archivage intelligente. Archivez ces fichiers dans des formats compressés et déplacez-les vers des emplacements de stockage à long terme, distincts de vos fichiers actifs. Par exemple, créez un dossier « Archives » avec des sous-dossiers par année ou par projet.
☑️ Créez un dossier « Archives » pour les documents anciens.
☑️ Utilisez des formats compressés pour les fichiers archivés.
☑️ Organisez les archives par année ou par projet.
☑️ Déplacez les fichiers archivés vers des emplacements de stockage à long terme.
Sauvegarde sélective
Mettez en place des politiques de sauvegarde qui se concentrent sur les fichiers essentiels. Configurez des sauvegardes automatiques pour ces fichiers critiques tout en évitant de sauvegarder les fichiers temporaires ou les copies inutiles. Assurez-vous que les sauvegardes sont stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
☑️ Identifiez les fichiers critiques à sauvegarder.
☑️ Configurez des sauvegardes automatiques pour ces fichiers.
☑️ Évitez de sauvegarder les fichiers temporaires ou inutiles.
☑️ Assurez-vous que les sauvegardes sont stockées de manière sécurisée.
Les fichiers constituent des ressources indispensables dans notre quotidien professionnel, et en adoptant ces bonnes pratiques, notre équipe peut considérablement réduire son impact numérique.
Notre engagement envers la sobriété numérique est une démarche continue. Toutes les actions entreprises depuis le début de l’année visent à s’inscrire dans la durée. Grâce à la motivation de l’équipe, nous maintenons le cap avec détermination.
Si vous souhaitez, vous aussi, contribuer à une sobriété numérique, suivez-nous pour découvrir nos prochaines initiatives. De nombreuses autres bonnes idées restent à venir.
À bientôt pour la suite de notre aventure verte !
